Vsi zaposleni vemo, da je potni nalog računovodska listina, ki omogoča spremljanje in dokazovanje službenih potovanj zaposlenih ter upravičenost povračila stroškov, ki so nastali pri službenem potovanju. Vemo tudi, da je pisanje potnih nalogov večini zaposlenih predvsem zoprno in tudi nadvse zamudno delo. In da so potni nalogi in dokumentacija, ki sodi poleg, zelo pomemben dokument, ki lahko vpliva na obdavčitev tako posameznikov kot tudi podjetij.
Le redki pa v povezavi s potnimi nalogi vedo vse v povezavi s hranjenjem potnih nalogov.
Potni nalogi in obračuni potnih stroškov se morajo v podjetju hraniti do 10 let. To je natančneje opredeljeno v 32. členu Zakona o davčnem postopku. Potni nalogi se lahko hranijo tudi v drugačnih oblikah, npr. v elektronski obliki, vendar pa morajo biti pri tem izpolnjeni naslednji pogoji: podatki, ki so zapisani v nalogu, morajo biti tudi kasneje dosegljivi in tudi primerni; podatki so shranjeni v obliki, v kateri so bili poslani; mogoče je ugotoviti, iz katerega elektronskega naslova je prišel določeni potni nalog; uporabljena tehnologija in postopki onemogočajo spremembo ali pa izbris podatkov, ki so bili posredovani preko spleta.
In kako si lahko sami približno izračunamo stroške, ki jih imamo ali pa jih bomo imeli na službeni poti?
Preprosto. Povračilo stroškov prenočevanja na službenem potovanju se uveljavlja v višini dejanskih stroškov za prenočevanje. Te stroške dokazujemo z računi. Račun mora biti nujno napisan na podjetje, ki nas je poslalo na pot, ali pa na zaposlenega in ga moramo nujno predložiti k obračunu potnih stroškov.
Včasih se nam torej zdi, da o določeni stvari vemo že vse in da nas nič ne more ustaviti ali pa presenetiti. Tako je tudi npr. s potnimi nalogi. Žal je pogosto, da le površno poznamo pravila in postopke, zato je dobro, da smo s službenimi zadevami ves čas v koraku s časom in tako ne bo prihajalo do napak.
Leave a Reply